6 stappen voor succesvolle onderhandelingen en implementatie in de logistieke jungle
Situatieschets:
Leverancier: Nee, dat is niet inclusief
Klant: Maar dat heb ik wel gevraagd!
Herkent u deze situatie?
Het vergelijken van aanbiedingen op de door bedrijven gevraagde logistieke services, is dikwijls omslachtig en onoverzichtelijk. Het gevaar dat daarbij op de loer ligt is dat er verkeerde keuzes worden gemaakt, waardoor de uiteindelijke kosten hoger uitvallen dan beraamd of de service niet aansluit op de verwachtingen.
Aber Logistics hanteert bij het begeleiden van logistieke inkoop trajecten de volgende stappen welke hieronder besproken zullen worden.
Of het nu een transporttraject (zeevracht, wegvervoer etc.) of aanbesteding van warehousing betreft, deze stappen zijn toepasbaar op alle logistieke inkooptrajecten.
1. Een overzichtelijke aanbieding begint bij een duidelijke vraag omschrijving voor service of dienstverlening.
Het lijkt simpel, maar in de praktijk zien we dat organisaties worstelen met het af kaderen van wensen. Probeer zo overzichtelijk mogelijk de wensen en eisen in een aanvraag document te zetten (het zo genoemde RFP (request for proposal). Hierbij verzoekt u de service en/of dienstverlener de best mogelijke tarieven en diensten te bieden voor de vooraf vastgestelde eisen en verwachtingen.
Onder andere in de ‘vrije categorie’ zoals bijvoorbeeld freetime van containers, wachturen van vrachtwagens , betalingstermijn en geldigheid van de offertes zijn veel variaties denkbaar.
Vervoerders hanteren verschillende toeslagen per regio of hebben creatieve omschrijvingen voor bijkomende kosten. Het is dus noodzaak volgens een vaste indeling te laten noteren. Doet u dit niet dan kunt u in een jungle van termen en tarieven terecht komen wat leidt tot een hoop misverstanden.
2. Het vooraf vaststellen van Selectiecriteria en Kostendrijvers vergemakkelijkt de uiteindelijke vergelijking
Door vooraf te bepalen wat de selectiecriteria zullen worden, kan hier tijdens het vergelijk van offertes op gestuurd worden. Veel van deze drijvers zijn uiteraard gebaseerd op kosten maar ook de kwaliteit en snelheid van leveren moeten niet onderschat worden. Zeker met het oog op de diverse allianties en transittijden van zeevrachtcontainers. Zo kunnen zelfs dure luchtvrachtzendingen verminderd worden.
Daarnaast is het ook bij de aanbesteding van warehousing belangrijk om vast te stellen of de keuze zal worden gemaakt op basis van een item, productsoort of all-in fee.
3. Het resultaat wordt beïnvloed door de juiste timing van een tenderproces.
Het proces zelf en de timing daarvan is cruciaal voor het succes. Rekening houdend met de seizoenen op bepaalde vaargebieden en de voorspellingen, maar ook van de eigen producten en het zoeken naar de optimale afstemming van deze piek periodes, kunnen een uitdaging vormen.
Wat vaak wel blijkt is dat een langere termijn afspraak meer rust en helderheid biedt voor de inkoop afdeling. Met name de marges die vooraf bepaald kunnen worden door de kosten per product voor logistiek (inbound, warehousing & distribution) te calculeren, geven duidelijk zicht op het te verwachten bedrijfsresultaat zonder grote fluctuaties of wijzigingen achteraf. Daarnaast is stabiliteit en betrouwbaarheid in aanvoer van goederen gedurende piek periodes, voor de logistieke afdeling juist prioriteit #1.
4. Het toetsen van haalbaarheid van de diverse scenario’s brengt eventuele uitdagingen direct naar voren.
De financiële uitwerking van de diverse scenario’s en drijvers kan worden getoetst voorafgaand aan de definitieve onderhandelingsrondes. Hiermee voorkomt u onvoorziene omstandigheden bij implementatie. Deze haalbaarheidstoetsing, kan ook gebruikt worden voor de calculatie rekening houdend met toekomstige plannen zoals de groei van het bedrijf, de toename van volume maar ook de wijziging van distributie kanalen.
5. Yes, we hebben een deal. En nu?
Op het moment dat de juiste partner is gevonden, de match tussen kwaliteit en kwantiteit is gerealiseerd, is het noodzakelijk om de afspraken in een document op te nemen en te zorgen voor ondertekening van beide kanten.
Zo kunnen een hoop zaken vooraf geregeld worden en heeft u een basis om op terug te kunnen vallen tijdens de contract implementatie.
6. Bergen van Data - Performance evaluatie is goud waard.
Nadat de contract implementatie is afgerond is het zinvol om de performance van de leveranciers te meten en te monitoren. Een slimme manier hiervoor is om gebruik te maken van een softwaresysteem dat deze metingen en rapporten met 1 druk op de knop kan tonen.
Deze metingen kunnen dan maand op maand (of een andere gewenste frequentie) met elkaar vergeleken worden. Daarnaast kunnen ze uitstekend dienen als basis voor de contractonderhandelingen voor volgende jaren, omdat perceptie zo wordt vervangen door cijfers.
Kunnen wij iets voor u betekenen?
Wij ervaren dat het volgen van deze 6 stappen een aanzienlijke impact op het bedrijfsresultaat kunnen hebben.
Graag begeleiden we ook u bij een logistiek tendertraject door bijvoorbeeld een aanvraag document op te stellen, de introductie bij diverse vervoerders te verzorgen of enkel te assisteren in het verduidelijken van de diverse aanbiedingen en een top 3 te selecteren.
Hoe groot of klein uw organisatie ook is, de impact en tijdsbesteding van een tendertraject moet niet worden onderschat. Graag assisteren wij u daarbij.
Voor meer informatie bel ons gerust op: 0181-745085, mailt u naar info@aberlogistics.nl of bezoek onze website: www.aberlogistics.nl
