Voorraad en assortiment optimalisatie
De assortiment index, geeft je volledig inzicht en controle op de voorraad.
Stel de omzet loopt terug en wat blijkt, er zit veel kapitaal vast in de voorraad die de organisatie heeft opgebouwd. Geldt bij jou de 20/80 regel in voorraad of juist niet? Heb je een bestelassortiment of juist vaste voorraad? Wie is er verantwoordelijk voor de voorraad; inkoop, verkoop of stock control? Dit zijn een aantal vragen die wij zullen stellen voordat we graag aan de slag gaan om de voorraad te optimaliseren.
Assortiment index
De door Aber Logistics gecreëerde assortiment index geeft bedrijven goed zicht en dus antwoorden op veel gestelde vragen m.b.t de voorraadstanden, cycli en leveringstermijnen. Om deze index tot stand te brengen beginnen we uiteraard eerst met de probleemstelling. De cruciale vraag is altijd waarom de focus op voorraad nu extra hard nodig is?
Hoe gaan we te werk?
- Zoals gezegd beginnen we met het gezamenlijk vaststellen van de probleemstelling.
- Het focus gebied is vervolgens vaak om de optimale voorraad niveaus te realiseren.
- We starten een projectteam met alle betrokken afdelingen van de organisatie (omdat dit traject áltijd afdeling overschrijdend is).
- Samen met het MT ontwikkelen we een assortimentsindex. Dit is een strategische tool, waarmee artikelen beoordeeld kunnen worden en het assortiment aangestuurd.
- De assortimentsindex bevat een set van criteria (omzet, brutomarge, aantal klanten, aantal verkooporderregels, etc.), inclusief weging en grenswaarden, die voor ieder artikel een beoordeling genereert.
- Op basis van deze beoordeling kan dan een vervolgactie worden bepaald, bijvoorbeeld; uit faseren, salesorder pushen etc.
Business case
De Aber Logistics assortiment index heeft geholpen om voor een groothandel inzicht te krijgen in hun assortiment en bijbehorende voorraadstanden. Hieronder lees je de procesbeschrijving.
Men heeft in voorgaande jaren onvoldoende focus gehad op voorraad. Hiervoor is nu een werknemer stock control aangenomen (rapporterend aan afdeling inkoop), alleen waar ga je vervolgens beginnen?
Alle processen in een bedrijf zijn met elkaar verbonden en hebben dus impact of worden beïnvloed door meerdere afdelingen. Onze collega's zijn ervaren en Lean Six Sigma Black Belt gecertificeerd, waardoor zij hier goed in kunnen assisteren. Focus voor deze organisatie is om optimale voorraad niveaus te realiseren. Daarbij is onder meer gekeken naar segmentatie, voorraadwaardes, seizoensinvloeden, klantwensen, lead times, sla’s etc.
- Fase I: Definiëren project (Voice of the Customer, probleemstelling, doelstelling, projectteam, planning, risico’s, verwachte opbrengsten, etc.)
- Fase II: Analyse huidige situatie (breed inzicht gecreëerd in de verschillende karakteristieken en prestaties van het voorraadassortiment)
- Fase III: Ontwikkelen van een assortimentsindex middels een 7-stappenplan
Deze organisatie hanteert 2 type assortiment:
- Bestelassortiment, van dit assortiment wordt geen voorraad gehouden, enkel besteld wanneer de klant erom vraagt
Het bleek dat binnen het bestelassortiment toch voorraad is opgebouwd, voornaamste oorzaken hiervoor waren, retourstromen (ook al zijn dit producten die niet retour genomen worden) maar ook aangepaste salesorders (hoeveelheid) nadat de inkoop order al geplaatst was. Het is een paar weken achter elkaar gemeten, zo konden we de diverse processen die hier impact op hadden goed volgen.
Oplossing: Hiervoor is het dus cruciaal dat de afdelingen onderling goed met elkaar afstemmen. Daarnaast is een deel van dit bestelassortiment alsnog verkocht (push). Na afronding van dit project was deze voorraad al met 50% geslonken (waarde 500.000 EUR). Stock control is bij dit proces nu ook in de lead gebracht dus beslissingen zullen in het vervolg alleen door deze afdeling worden genomen.
- Voorraadassortiment, hieronder vallen de producten die op voorraad gehouden worden om zo snel te kunnen leveren.
Samen met het MT hebben we projectmatig een assortimentsindex ontwikkeld. Een strategische tool, waarmee artikelen beoordeeld kunnen worden en het assortiment aangestuurd. De klant kampte namelijk met een almaar uitdijend assortiment en een enorme ‘long tail’ aan artikelen die niet renderen. Door een gebrek aan assortimentsbeheer, heeft zich dat in jaren opgebouwd.
De assortimentsindex bevat een set van criteria (omzet, brutomarge, aantal klanten, aantal verkooporderregels, etc.), inclusief weging en grenswaarden, die voor ieder artikel een beoordeling genereert. Op basis van de beoordeling wordt vastgesteld wat de vervolgstappen dienen te zijn:
- Rood = ‘Geen voorraadartikel’ (uit faseren of naar Bestelassortiment)
- Geel = ‘Verder onderzoek nodig’ (prestaties verbeteren of uit faseren)
- Groen = ‘Voorraadartikel’ (voldoet aan voorwaarden)
Het projectteam (MT) was erg gecommitteerd. We hebben dan ook ons doel behaald, zonder ingrijpende afwijkingen op de projectplanning. We kijken terug op een uiterst succesvolle periode en een fijne samenwerking met een mooie, groeiende onderneming.
In een vervolgproject is het assortimentsindex ook op operationeel niveau geïmplementeerd!