Operation Clean Sweep
March 26, 2021
Gezocht: Paklijn Operator (volcontinu/5-ploegen)
September 20, 2021

Voorraadoptimalisatie

Gepubliceerd op 16 juli 2021 door Guy Paterson

Voorraadoptimalisatie:

Voor een opdrachtgever (groothandel) hebben wij afgelopen periode een voorraadoptimalisatie project uitgevoerd. Hieronder vertelt onze consultant Mathijs Kram meer over het project en zijn aanpak.

Uiteraard zijn we begonnen met de probleemstelling, want waarom is de focus op voorraad nu extra hard nodig? Het bleek dat het bedrijf kampte met terugloop in omzet. Men heeft in voorgaande jaren onvoldoende focus gehad op voorraad. Dit is gestart met een werknemer stock control (rapporterend aan afdeling inkoop) alleen waar ga je beginnen?

Alle processen in een bedrijf zijn met elkaar verbonden en hebben dus impact of worden beïnvloed door meerdere afdelingen. Mathijs heeft zijn ervaring als Lean Six Sigma Black Belt gecertificeerde hier goed toe kunnen passen. Het project is opgezet met MT leden van de groothandel, omdat er een breed draagvlak nodig is. Focus was om optimale voorraad niveaus te realiseren. Daarbij is onder meer gekeken naar segmentatie, voorraadwaardes, seizoensinvloeden, klantwensen, leadtimes, sla’s etc. Deze organisatie hanteert 2 type assortiment:

1. Bestelassortiment, hiervan wordt geen voorraad gehouden, enkel besteld wanneer de klant erom vraagt

Het bleek dat binnen het bestelassortiment toch voorraad is opgebouwd, voornaamste oorzaken hiervoor waren, retourstromen (ook al zijn dit producten die niet retour genomen worden) maar ook aangepaste salesorders (hoeveelheid) nadat de inkoop order al geplaatst was. Het is een paar weken achter elkaar gemeten, zo konden we de diverse processen die hier impact op hadden goed volgen.

Oplossing: Hiervoor is het dus cruciaal dat de afdelingen onderling goed met elkaar afstemmen. Daarnaast is een deel van dit bestelassortiment alsnog verkocht (push) Na afronding project was deze voorraad al met 50% geslonken (waarde 500.000 EUR). Stock control is bij dit proces nu ook in de lead gebracht dus beslissingen zullen alleen door deze afdeling worden genomen.

2. Voorraadassortiment, hieronder vallen de producten die op voorraad gehouden worden om zo snel te kunnen leveren bij klanten. Samen met het MT hebben we projectmatig een assortimentsindex ontwikkeld. Een strategische tool, waarmee artikelen beoordeeld kunnen worden en het assortiment aangestuurd. De klant kampte namelijk met een almaar uitdijend assortiment en een enorme ‘long tail’ aan artikelen die niet renderen. Door een gebrek aan assortimentsbeheer, heeft zich dat in jaren opgebouwd.

De assortimentsindex bevat een set van criteria (omzet, brutomarge, aantal klanten, aantal verkooporderregels, etc.), inclusief weging en grenswaarden, die voor ieder artikel een beoordeling genereert. Op basis van de beoordeling wordt vastgesteld wat de vervolgstappen dienen te zijn:

• Rood = ‘Geen voorraadartikel’ (uit faseren of naar Bestelassortiment)

• Geel = ‘Verder onderzoek nodig’ (prestaties verbeteren of uit faseren)

• Groen = ‘Voorraadartikel’ (voldoet aan voorwaarden)

We hebben het project opgedeeld in drie fases:

• Fase I: Definiëren project (Voice of the Customer, probleemstelling, doelstelling, projectteam, planning, risico’s, verwachte opbrengsten, etc.)

• Fase II: Analyse huidige situatie (breed inzicht gecreëerd in de verschillende karakteristieken en prestaties van het voorraadassortiment)

• Fase III: Ontwikkelen van een assortimentsindex middels een 7-stappenplan

Het projectteam (MT) was erg gecommitteerd. We hebben dan ook ons doel behaald, zonder ingrijpende afwijkingen op de projectplanning. We kijken terug op een uiterst succesvolle periode en een fijne samenwerking met een mooie, groeiende onderneming. In een vervolgproject(en) zal de assortimentsindex op operationeel niveau geïmplementeerd gaan worden.